Osnove Excela
Excel, močno orodje Microsoft Office paketa, je nujno potreben spremljevalec v poslovnem svetu in izobraževanju. Tudi pri Excelu se kot vsepovsod drugje začne z osnovami Excela. Osnove Excela so že samo v vseh zavihkih in orodjih, ki jih lahko uporabljate. Zato vam bomo danes prestavili najbolj osnovni pogled na Excel.
V današnjem hitro spreminjajočem se svetu poslovanja in tehnologije je znanje Excela postalo ključno. Excel, s svojo široko paleto funkcij in orodij, je postal nepogrešljiv del poslovnega znanja. Da bi vam pomagali izkoristiti polni potencial tega zmogljivega orodja, vam v tem članku predstavljamo poglobljen vpogled v različne zavihke Excela in njihove funkcije.
Za poglobljeno znanje in nabiranje novih informacij pod nadzorom naših certificiranih predavateljev pa vam je na voljo naš tečaj Excela. Naučimo.se tečaji so zasnovani na individualnosti in jih izvajamo pri vas na način, da skozi vaše primere raziščemo uporabnosti programa.
Zavihki v Excelu
Zavihek datoteka
Zavihek datoteka v Excelu je osrednje mesto za upravljanje dokumentov. Omogoča odpiranje novih in obstoječih delovnih listov, shranjevanje in tiskanje dokumentov, dostop do nedavnih dokumentov in možnosti za skupno rabo in izvoz datotek. Uporabnik tukaj najde tudi nastavitve za Excel in informacije o dokumentu. Zavihek datoteka je osnova Excela nadzor nad delovnimi listi.
- Informacije: Pregled in upravljanje trenutnih nastavitev dokumenta, vključno z dovoljenji, pripravo za skupno rabo in informacijami o dokumentu. Možnosti za zaščito dokumenta z geslom, dodajanje digitalnega podpisa ali omejevanje urejanja.
- Novo: Ustvarjanje novega delovnega lista ali izbira iz predlog, ki jih nudi Excel.
- Odpri: Odpiranje obstoječih delovnih listov iz računalnika ali nedavno uporabljenih lokacij. Dostop do delovnih listov shranjenih na spletnih lokacijah, kot so OneDrive ali SharePoint.
- Shrani in Shrani kot: Shranjevanje trenutnega dela. "Shrani kot" omogoča shranjevanje dokumenta na novo lokacijo ali v drugačnem formatu.
- Tiskanje: Možnosti tiskanja dokumenta, vključno z izbiro tiskalnika, števila kopij, postavitve strani in drugih nastavitev tiskanja.
- Deljenje: Možnosti za skupno rabo dokumenta z drugimi, vključno z e-pošto, objavo na spletu in dostopom preko oblaka.
- Izvoz: Izvoz dokumenta v različne formate, vključno s PDF in XPS formatom.
- Zapri: Zapiranje trenutnega delovnega lista brez zapiranja Excela.
- Nastavitve: Dostop do splošnih nastavitev Excela, vključno z možnostmi jezika, naprednimi nastavitvami in prilagoditvami traku.
- Pomoč: Dostop do Excelove pomoči, vključno z iskanjem pomoči, povratnimi informacijami in stikom s podporo.
- Možnosti: Prilagajanje delovanja in videza Excela, vključno z nastavitvami formule, shranjevanja, jezika in naprednih možnosti.
Zavihek osnovno
Zavihek osnovno vsebuje ključna orodja za urejanje in oblikovanje. Vključuje funkcije kot so kopiranje, lepljenje, pisave, orodja za poravnavo, spreminjanje velikosti celic, in izbiro barv. Ta zavihek je temelj za vsakodnevno delo z delovnimi listi in je vsekakor najbolj osnovni gradnik Excela.
- Odložišče:
- omogoča kopiranje, izrezovanje in lepljenje podatkov.
- možnost uporabe oblikovnega lepljenja za kopiranje oblikovanja iz ene celice v drugo.
- Pisave:
- spreminjanje pisave, velikosti in barve teksta.
- možnost uporabe krepkega, poševnega tiska in podčrtavanja.
- izbira barvne palete za ozadje celice in barve pisave.
- Poravnava:
- nastavitve za poravnavo teksta v celicah, vključno z levo, sredinsko, desno poravnavo.
- možnosti za usmerjenost teksta, kot je navpična poravnava ali vrtenje teksta.
- združevanje celic in poravnava po vrsticah in stolpcih.
- Število:
- oblikovanje števil, vključno z valutami, odstotki in drugimi številskimi formati.
- prilagajanje decimalnih mest in uporaba ločil tisočic.
- Slogi:
- uporaba prednastavljenih slogov celic za hitro oblikovanje.
- ustvarjanje in uporaba lastnih slogov.
- Celice:
- orodja za vstavljanje in brisanje celic, vrstic in stolpcev.
- možnost skrivanja in odkrivanja vrstic ali stolpcev.
- Urejanje:
- orodja za iskanje in zamenjavo teksta.
· različne možnosti sortiranja in filtriranja podatkov.
Zavihek vstavi
Zavihek vstavi omogoča dodajanje različnih elementov v delovni list, kot so grafikoni, tabele, ilustracije, oblike, ikone in hiperpovezave. Uporablja se za obogatitev delovnih listov z vizualnimi elementi in za izboljšanje preglednosti podatkov.
- Tabele:
- vstavljanje pivot tabel ali običajnih tabel za organizirano prikazovanje podatkov.
- možnost izbire različnih oblik in slogov tabel.
- Grafikoni:
- izbira med različnimi tipi grafikonov, kot so stolpčni, linijski, palični, ploščinski in krožni grafikoni.
- možnost vstavljanja sparkline grafikonov za prikaz trendov v majhni obliki znotraj celic.
- več o delu z grafi in odgovor na najbolj pogosto vprašanje: kako narediti graf? boste našli v prispevku o grafih v Excelu.
- Ilustracije:
- dodajanje slik, oblik, ikon in SmartArt grafik, ki omogočajo vizualno predstavitev informacij.
- vstavljanje in urejanje slikovnih datotek neposredno v delovnem listu.
- Dodatki:
- možnost uporabe različnih Excel dodatkov za razširitev funkcionalnosti, kot so mini grafikoni, zemljevidi in drugo.
- Povezave:
- vstavljanje hiperpovezav za hitro navigacijo do spletnih mest, dokumentov ali drugih delovnih listov.
- možnost ustvarjanja navzkrižnih sklicev znotraj delovnega lista.
- Komentarji:
- dodajanje komentarjev v celice za opombe ali sodelovanje z drugimi uporabniki.
- Besedilo:
- vstavljanje tekstovnih polj, glav in nog, datumov in časovnih oznak.
- možnost uporabe WordArt za ustvarjanje dekorativnega besedila.
- Simboli:
· dodajanje simbolov in posebnih znakov, ki niso neposredno dostopni na tipkovnici.
Zavihek postavitev strani
Zavihek postavitev strani je namenjen nastavitvam tiskanja in oblikovanju strani. Vključuje orodja za nastavitev velikosti papirja, usmerjenosti, robnikov, glav in nog strani ter drugih elementov, ki vplivajo na končni izgled tiskanega dokumenta.
- Teme:
- izbira celovitih tem, ki vključujejo barve, pisave in učinke za celoten dokument.
- možnost prilagajanja in ustvarjanja lastnih tem.
- Postavitev:
- nastavitve za usmerjenost strani (pokončno ali ležeče).
- izbira velikosti papirja (A4, A3, Letter itd.).
- nastavljanje robov za zgornji, spodnji, levi in desni rob.
- Natisni naslove:
- določanje vrstic in stolpcev, ki se bodo prikazovali na vsaki strani pri tiskanju.
- uporaba za ohranjanje naslovov stolpcev ali vrstic vidnih na vsaki strani.
- Glave in noge:
- dodajanje ali urejanje glav in nog strani.
- možnost uporabe prednastavljenih ali prilagojenih glav in nog.
- Sredina na strani:
- nastavitve za horizontalno in/ali vertikalno centriranje delovnega lista na strani pri tiskanju.
- Postavitev delovnega lista:
- možnost skrivanja ali prikazovanja mrežnih črt, vodil in naslovov stolpcev in vrstic na tiskanem dokumentu.
- nastavitve za tiskanje komentarjev in napak v celicah.
- Območje tiskanja:
- določanje specifičnih delov delovnega lista, ki jih želite tiskati.
- možnost nastavitve več območij tiskanja na enem listu.
- Možnosti listov:
· dodatne nastavitve za tiskanje, vključno z izbiro, kateri deli delovnega lista se bodo tiskali in kako.
Zavihek formule
Zavihek formule nudi dostop do različnih formul in funkcij, ki omogočajo napredno obdelavo podatkov. Tu najdemo funkcije za matematične izračune, statistično analizo, delo z datumom in časom ter logične operacije. To niso več samo osnove Excela ampak že bolj nadgrajena uporaba programa.
- Knjižnica funkcij:
- razdeljena na kategorije kot so finančne, logične, tekstovne, datum in čas, iskanje in sklicevanje, matematične in trigonometrične, statistične, inženirske, večdimenzionalne, informacijske in druge.
- vključuje "Vstavi funkcijo", ki omogoča iskanje in izbiranje funkcij.
- Ena od bolj uporabnih funkcij v Excelu je IF funkcija. O uporabi IF funkcije v Excelu smo napisali celoten prispevek, v katerem boste izvedeli več o teoriji in uporabi le te.
- Imenovani obsegi:
- upravitelj imen za ustvarjanje, urejanje in brisanje imenovanih obsegov, ki omogočajo lažje sklicevanje na določene skupine celic.
- možnost določanja novih imenovanih obsegov.
- Preverjanje formul:
- orodja, kot so sledenje precedenčnosti in odvisnikov, za analizo odnosov med formulami in celicami.
- orodje "Preveri formulo" za diagnosticiranje napak v formulah.
- Sledenje formul:
- prikaz formul v celicah, kar omogoča lažje razumevanje in urejanje zapletenih izračunov.
- možnost dodajanja in odstranjevanja sledenja za lažje sledenje odnosov v formulah.
- Možnosti izračuna:
- nastavitve za avtomatski ali ročni način izračuna formul.
- izbira možnosti izračuna za posamezen delovni list ali za celoten delovni zvezek.
- Napredne funkcije:
- orodja za ustvarjanje in urejanje zapletenih formul, kot so matrične funkcije in funkcije za analizo podatkov.
- možnost uporabe funkcij Power Pivot za analizo velikih količin podatkov.
Med najbolj osnovne funkcije v Excelu spadajo funkcije odštevanje, seštevanje in množenje. S klikom na njiju boste prišli do prispevkov v katerih opisujemo njihovo uporabo in primere uporabe.
Zavihek podatki
Zavihek podatki vsebuje orodja za upravljanje, sortiranje, filtriranje in analizo podatkov. Omogoča uvoz podatkov iz različnih virov, njihovo čiščenje in pripravo za nadaljnjo analizo.
- Pridobi in pretvori:
- uvoz podatkov iz različnih virov, kot so splet, tekstovne datoteke, Excelovi delovni zvezki, SQL baze podatkov in druge.
- možnost uporabe Power Query za filtriranje, sortiranje in transformacijo uvoženih podatkov.
- Povezave:
- upravljanje povezav s podatkovnimi viri.
- osveževanje podatkov iz zunanje povezave.
- Sortiranje in filtriranje:
- napredne možnosti sortiranja podatkov po več kriterijih.
- uporaba filtrov za prikaz izbranih podatkovnih nizov.
- Orodja za podatke:
- odstranjevanje podvojenih vrednosti za čiščenje podatkov.
- uporaba funkcije "Ujemajoči se podatki" za iskanje in združevanje informacij iz različnih virov.
- Podatkovne orodne vrstice:
- dodajanje podatkovnih orodnih vrstic in mini grafikonov za vizualni prikaz podatkovnih trendov v celicah.
- Analiza podatkov:
- uporaba funkcij kot so "Scenarij Manager", "Iskanje rešitev" in "Analiza podatkov" za izvajanje statističnih ali inženirskih analiz.
- Pivot tabele in poročila:
- ustvarjanje in urejanje pivot tabel in poročil za povzemanje, analizo, raziskovanje in prikazovanje podatkovnih zbirk.
- Zunanji podatki:
- možnost dostopa in dela s podatki iz spletnih storitev in drugih zunanje gostujočih virov.
- Predogled in upravljanje:
- pregledovanje podatkov pred uvozom ali povezovanjem.
· upravljanje lastnosti uvoženih podatkovnih nizov.
Zavihek pregled
Zavihek pregled ponuja funkcije za pregled in varnost dokumenta, vključno s pravopisnim pregledom, komentarji, zaščito lista ali celotnega delovnega zvezka ter določanje pravic dostopa.
- Pravopis:
- preverjanje pravopisa v delovnem listu za odpravo tipkarskih in jezikovnih napak.
- možnost prilagajanja jezikovnih nastavitev za pravopisni pregled.
- Komentarji:
- dodajanje, urejanje ali brisanje komentarjev v celicah.
- pregled in upravljanje vseh komentarjev in opomb v dokumentu.
- Sledenje sprememb:
- omogočanje sledenja spremembam, ki jih izvedejo različni uporabniki v dokumentu.
- pregled in sprejemanje ali zavračanje sprememb.
- Zaščita:
- zaščita celotnega delovnega zvezka ali posameznih listov z geslom za preprečevanje neželenih sprememb.
- omejevanje urejanja določenih območij delovnega lista.
- Dovoljenja:
- nastavitev dovoljenj za dostop in urejanje dokumenta.
- možnost dodajanja digitalnega podpisa za zagotovitev avtentičnosti dokumenta.
- Zakleni celice:
- označevanje celic kot zaklenjenih ali odklenjenih v kontekstu zaščite lista.
- uporaba skupaj z zaščito lista za preprečevanje sprememb v določenih celicah.
- Preverjanje dostopnosti:
- orodje za preverjanje, ali je dokument dostopen, z namenom zagotoviti, da je vsebina dostopna tudi za osebe s posebnimi potrebami.
- Ogled pred tiskanjem:
- predogled dokumenta, kot bo videti, ko bo natisnjen.
· omogoča prilagoditve pred samim tiskanjem.
Zavihek ogled
Zavihek ogled omogoča prilagajanje načina prikaza delovnih listov. Vključuje možnosti kot so razdeljeni pogled, zamrznitev okvirjev, skrivanje ali prikazovanje mrežnih črt in nastavitev povečave.
- Razdeljeni pogled:
- delitev okna na več delov za ogled različnih delov delovnega lista hkrati.
- omogoča neodvisno premikanje po vsakem delu za primerjavo ali pregled podatkov.
- Zamrznitev okvirjev:
- zamrznitev določenih vrstic ali stolpcev, da ostanejo vidni, ko se pomikate po delovnem listu.
- uporabno za ogled naslovov ali pomembnih podatkov med pregledovanjem dolgih seznamov.
- Skrij/prikaži:
- možnost skrivanja ali prikazovanja mrežnih črt, naslovov stolpcev in vrstic, ter traku z orodji.
- prilagajanje vidnosti elementov za čistejši prikaz ali boljšo preglednost.
- Ogled v novem oknu:
- odpiranje več oken za isti delovni zvezek, kar omogoča ogled različnih listov ali delov istega lista hkrati.
- Razporedi vse:
- organiziranje vseh odprtih oken Excela na zaslonu za lažje upravljanje z več dokumenti.
- Povečava/pomanjšava:
- prilagajanje ravni povečave za lažje branje ali ogled podrobnosti na delovnem listu.
- možnost hitrega izbora standardnih ravni povečave ali nastavitev po meri.
- Novi okenski pogledi:
- ustvarjanje prilagojenih pogledov delovnega lista za hitri dostop do specifičnih konfiguracij prikaza.
- Makri:
- dostop do orodij za snemanje in upravljanje makrov, kar omogoča avtomatizacijo ponavljajočih se nalog.
- Varni pogled:
· odpiranje dokumentov v varnem pogledu, kjer so makri, povezave in druga potencialno nevarna funkcionalnost onemogočena.
Zavihek Acrobat
Zavihek Acrobat integrira funkcije Adobe Acrobat, ki omogočajo ustvarjanje, urejanje in izvoz PDF dokumentov neposredno iz Excela. To je koristno za deljenje končnih dokumentov v profesionalnem formatu.
- Ustvari PDF:
- pretvorba celotnega delovnega zvezka ali izbranih delov v PDF format.
- omogoča ohranjanje oblikovanja in postavitve Excelovega dokumenta v PDF obliki.
- Ustvari in priloži k e-pošti:
- ustvarjanje PDF dokumenta in samodejno dodajanje kot priponka v novo e-poštno sporočilo.
- funkcija za hitro deljenje dokumentov s sodelavci ali strankami.
- Urejanje PDF vsebine:
- možnost odpiranja PDF dokumentov v Adobe Acrobatu za urejanje.
- pretvorba in uvoz PDF vsebine nazaj v Excel za nadaljnje urejanje.
- Združi datoteke v PDF:
- združevanje več dokumentov ali datotek različnih formatov v en sam PDF dokument.
- uporabno za pripravo celovitih poročil ali predstavitev.
- Zaščiti PDF:
- dodajanje zaščite z geslom ali omejitve urejanja in tiskanja za PDF dokumente.
- zagotavljanje varnosti in ohranjanje zaupnosti dokumentov.
- Nastavitve za Acrobat:
- prilagajanje nastavitev za ustvarjanje PDF, kot so kakovost in velikost datoteke, možnosti vključitve pripomb in drugo.
- personalizacija izkušnje dela s PDF dokumenti.
- Pošlji za pregled:
- funkcija za pošiljanje dokumentov v pregled in komentiranje preko Adobe Acrobat ali Adobe Document Cloud.
· omogoča sodelovanje in zbiranje povratnih informacij v realnem času.
Zavihek Power Pivot
Zavihek Power Pivot je dodatek za Excel, namenjen napredni analizi podatkov. Omogoča ustvarjanje zapletenih podatkovnih modelov, analizo z velikimi nabori podatkov in integracijo podatkov iz različnih virov.
- Upravitelj podatkovnih modelov:
- omogoča ustvarjanje in upravljanje kompleksnih podatkovnih modelov znotraj Excela.
- povezovanje različnih virov podatkov in njihova integracija v enoten model.
- Uvoz podatkov:
- funkcionalnost za uvoz velikih količin podatkov iz različnih virov, kot so relacijske baze podatkov, datoteke, oblak in drugo.
- možnost pretvorbe uvoženih podatkov v relacijske strukture znotraj Excela.
- Ustvarjanje relacij:
- vzpostavljanje povezav med različnimi nizi podatkov v modelu.
- omogoča analizo podatkov iz različnih virov kot celote.
- Izračunane stolpce in merila:
- ustvarjanje prilagojenih izračunanih stolpcev z uporabo formule DAX (Data Analysis Expressions).
- razvoj kompleksnih meril za analizo in agregacijo podatkov.
- Pivot tabele in grafikoni:
- uporaba moči Power Pivot za izdelavo naprednih pivot tabel in grafikonov.
- možnost analize podatkov na različne načine z uporabo dinamičnih pivot tabel.
- Razvrščanje in filtriranje:
- napredne možnosti za razvrščanje in filtriranje podatkov v Power Pivot modelih.
- omogoča natančno usmerjanje v podatkovne točke, ki so najbolj relevantne.
- KPI (ključni kazalniki uspešnosti):
- ustvarjanje in uporaba KPI-jev za sledenje uspešnosti glede na predhodno določene cilje.
- vizualizacija uspešnosti z uporabo grafičnih kazalcev.
- Perspektive:
- ustvarjanje prilagojenih pogledov podatkovnih modelov, znanih kot "perspektive".
· omogoča prilagoditev prikaza podatkov za različne skupine uporabnikov.
Vrstica z orodji - zavihek osnovno
Vrstica z orodji pod zavihkom osnovno vključuje:
- Orodja odložišče: Funkcije kopiranja, izrezovanja in lepljenja.
- Orodja pisava: Nastavitve za spreminjanje pisave, velikosti, barve in sloga teksta.
- Orodja poravnava: Orodja za poravnavo in orientacijo teksta v celicah.
- Orodja število: Možnosti oblikovanja števil, datumov in časovnih formatov.
- Orodja slogi: Uporaba in ustvarjanje slogov celic za hitro oblikovanje.
- Orodja celice: Možnosti za vstavljanje, brisanje in oblikovanje celic, vrstic in stolpcev.
- Orodja urejanje: Funkcije za iskanje, zamenjavo, sortiranje in filtriranje podatkov.
- Orodja Adobe Acrobat: Integrirane možnosti za delo s PDF dokumenti, kot so izvoz in urejanje.
Takoj za osnovami Excela pa je zelo uporabno poznati tudi trike v Excelu, ki vam bodo pomagali do hitrejših rezultatov.
Zaključek
Excel je orodje z ogromno funkcionalnostmi, ki lahko olajšajo in izboljšajo vaše delo s podatki. Ne glede na to, ali ste v financah, marketingu, izobraževanju ali katerem koli drugem sektorju. Ta članek vam je dal vpogled v različne zavihke in orodja, ki so na voljo v Excelu, od osnovnih funkcij, kot so kopiranje in lepljenje podatkov, do naprednejših orodij, kot so Power Pivot in integracija Adobe Acrobat. Vsak zavihek ima svojo vlogo in pomaga pri optimizaciji vaših delovnih procesov.
Z razumevanjem teh orodij in njihove uporabe lahko maksimalno izkoristite možnosti, ki jih Excel nudi. Prav tako se lahko odpravite na pot neprestanega učenja in izboljšanja vaših veščin z obiskom Naučimo.se tečajev, kjer boste pridobili poglobljeno znanje in praktične veščine.
Za več informacij o tečajih Excel in možnosti reševanja vaših težav s pomočjo Excela pa predlagamo ogled strani s tečaji: tečaji Excel.