Excel IF funkcija – kako s primerjanjem do rezultatov analize vaših podatkov

In Excel by Branka Kajiš

Excel IF funkcija

kako s primerjanjem do rezultatov analize vaših podatkov

Funkcija IF v programu Excel je orodje, ki omogoča izvajanje različnih dejanj na podlagi določenega pogoja. S tem, ko uporabljate funkcijo IF, lahko avtomatizirate odločitve glede tega, katero dejanje izvesti, glede na izpolnjenost določenega pogoja.

Na primer, predpostavimo, da upravljate proračun in želite preveriti, ali je vaša poraba za hrano v mesecu manjša od določene vsote. V tem primeru bi uporabili funkcijo IF, da bi preverili, ali je trenutna poraba za hrano manjša od določenega praga. Če je to res, bi izpisali "Proračun za hrano v redu", v nasprotnem primeru pa "Presegli ste proračun za hrano".

Prednosti funkcije IF v tem primeru so:

  • Prilagodljivost: Lahko enostavno prilagodite proračunski prag, ne da bi spreminjali celotno formulo.
  • Samodejne odločitve: Na podlagi logičnega pogoja Excel samodejno določi, katero dejanje izvesti, kar zmanjšuje potrebo po ročnem preverjanju in sprejemanju odločitev.
  • Jasnost kode: Funkcija IF naredi formulo berljivo, saj jasno prikazuje pogoje in rezultate, ki jih želite doseči.

Verjetno ste že ugotovili, da bomo danes govorili o eni najbolj uporabnih funkciji v  Excelu: IF funkcija. Približati vam jo bomo poskusili s pomočjo dejanskih formul in prikazov na primerih. Za tiste, ki pa že na tej točki veste, da bi se raje učili na vašem primeru in v živo z našimi izkušenimi inštruktorji pa predlagamo tečaj Excela. V tečaju boste izvedeli vse o Excelu in se naučili njegove uporabe na vaših primerih, kar bo učno krivuljo močno pospešilo!


excel-if-funkcija

Osnovna IF funkcija v Excelu

Osnovna oblika funkcije IF v Excelu je sestavljena iz treh delov: logična_pogoja, vrednost_če_true in vrednost_če_false. Osnovna struktura funkcije IF je:
osnovna-if-funkcija-v-excelu
  • logični_test: To je izraz, ki ga želite preveriti. Če je ta izraz resničen, se bo izvedel prvi del funkcije (vrednost_če_true), če je napačen, se bo izvedel drugi del funkcije (vrednost_če_false).
  • vrednost_če_true: To je vrednost ali izraz, ki se vrne, če je logični_test resničen.
  • vrednost_če_false: To je vrednost ali izraz, ki se vrne, če je logični_test napačen.

Primer uporabe osnovne funkcije IF:
Če želite preveriti, ali je število v celici A1 večje od 10, in če je to res, želite izpisati "Večje od 10", v nasprotnem primeru pa "Manjše ali enako 10", bi uporabili naslednjo formulo:

osnovna-if-funkcija-v-excelu
V tem primeru bo funkcija preverila, ali je vsebina celice A1 večja od 10. Če je to res, bo vrnjen niz "Večje od 10", sicer pa "Manjše ali enako 10".

Excel IF funkcija s števili in uporaba logičnih pogojev

Ko želite preveriti ali primerjati števila s funkciji IF, uporabljate različne logične pogoje. Logični pogoji se uporabljajo za preverjanje različnih relacij med števili. Tu je nekaj pogostih logičnih pogojev, ki jih lahko uporabite pri primerjanju števil:

Enačaj (=): Preveri, ali sta števili enaki.

if-funkcija-enacaj
Različno (<>): Preveri, ali sta števili različni.
if-funkcija-razlicno
Večje od (>): Preveri, ali je prvo število večje od drugega.
if-funkcija-vecje-od
Manjše od (<): Preveri, ali je prvo število manjše od drugega.
if-funkcija-manjse-od
Večje ali enako (>=): Preveri, ali je prvo število večje ali enako drugemu.
if-funkcija-vecje-ali-enako
Manjše ali enako (<=): Preveri, ali je prvo število manjše ali enako drugemu.
if-funkcija-manjse-ali-enako

Uporabite te logične pogoje v funkciji IF, da ustvarite dinamične formule, ki vam omogočajo izvajanje različnih dejanj na podlagi rezultatov primerjanja števil v Excelu.


Excel IF funkcija, ki preverja tekst

IF funkcija lahko preverja tudi tekst. Tekst lahko preverja s pomočjo enačaja (=) in pove če je v polju, ki ga preverjate enaka beseda kot v logičnem pogoju funkcije.

Tako bi lahko recimo imeli tabelo v kateri imamo v A stolpcu izdelke v B stolpcu če so na zalogi in v C stolpcu bi si želeli DA ali NE odgovor na NAROČI NOVE IZDELKE:

if-funkcija-tekst

Ta formula bo v C polju vrnila DA pod pogojem, da je v B polju napisano ni zaloge in NE pod pogojem, da je v B polju napisano zaloga (oziroma karkoli drugega).

Kot večina funkcij v Excelu tudi IF funkcija ni pozorna na velike in male črke v besedilu. Če pa želite, da upošteva tudi to pa preberite še spodnji odstavek.


Excel IF funkcija, ki razlikuje tekst z velikimi in majhnimi črkami

Ko želite primerjati tekst in razlikovati med velikimi in malimi črkami, morate uporabiti funkcijo, ki podpira občutljivost na velike in male črke. V tem primeru bi uporabili funkcijo EXACT v kombinaciji z IF. Funkcija EXACT natančno primerja dva besedilna niza, tudi glede na velike in male črke. Tukaj je primer:
if-funkcija
V tej formuli se funkcija EXACT primerja vsebino celice A1 z nizom "Besedilo". Če sta niza enaka, bo funkcija IF vrnila "Enako", v nasprotnem primeru pa "Neenako". Torej tudi če bo pisalo “besedilo” bo funkcija vrnila “Neenako”. Zato ker ni napisano z veliko začetnico kot je to primer v logičnem pogoju formule.

Excel IF funkcija, ki vsebuje samo del teksta

V situaciji, ko želite, da pogoj temelji na delnem ujemanju teksta je rešitev uporaba nadomestnih znakov v logičnem testu. Vendar pa ta preprost in očiten pristop ne deluje. Mnoge funkcije sprejemajo nadomestne znake, vendar žal IF ni med njimi.

Delujoča rešitev je uporaba IF v kombinaciji s funkcijama ISNUMBER in SEARCH (neobčutljivo na velike in male črke) ali FIND (občutljivo na velike in male črke).

Na primer če za odgovor “Da” možnih več odgovorov. Recimo “dostavljeno” in “V dostavi” potem lahko uporabimo samo del teksta, ki je enak v obeh tekstih.

if-funkcija-search

Excel IF funkcija v uporabi z datumi

Funkcija IF v kombinaciji z datumi v programu Excel omogoča izvajanje različnih dejanj, odvisno od pogojev, povezanih z datumi. To je lahko koristno pri sledenju rokom, analizi časovnih obdobij in drugih nalogah, ki vključujejo datume. Tukaj je nekaj primerov, kako se lahko uporablja funkcija IF z datumi:

Preverjanje rokov:

if-funkcija-today

Ta formula primerja datum v celici A1 s trenutnim datumom (uporaba funkcije TODAY()) in vrne "Rok je potekel", če je datum v preteklosti, sicer pa "Rok še ni potekel".

Analiza starosti:

if-funkcija-year-today

Ta formula uporablja funkcijo YEAR za pridobivanje leta iz datuma v celici A1. Nato primerja to leto z aktualnim letom in vrne "Več kot 25 let", če je rezultat večji od 25, sicer pa "Manj kot ali enako 25 let".

Prikaz posebnega besedila ob določenem datumu:

if-funkcija-datum

Ta formula primerja datum v celici A1 s predhodno določenim datumom (npr. 31. december 2022) in vrne "Srečno novo leto!", če se datuma ujemata, sicer pa "Običajen dan".

Funkcija IF omogoča prilagodljivost pri obdelavi in analizi podatkov, ki vključujejo datume, saj lahko na enostaven način določite pogoje in dejanja, ki naj se izvedejo glede na datume v vašem delovnem listu.

Excel IF funkcija za preverjanje če se dve celici ujemata

Če želite preveriti, ali se dve celici ujemata, lahko uporabite funkcijo IF v kombinaciji z operatorjem enakosti (=). Na primer, če imate rezultate izpita v stolpcu A (prvi učenec) in stolpcu B (drugi učenec), lahko uporabite naslednjo formulo:
excel-funkcija-if

V tej formuli se preverja, ali se vrednosti v celici A1 in B1 ujemata. Če se ujemata, bo rezultat funkcije IF tekst “enak rezultat”, sicer pa bo rezultat prazna vrednost ("").

Če želite rezultate za vse učence hkrati, lahko uporabite matrično formulo. Na primer:

if-funkcija-preverjanje-enakega-rezultata
V tej formuli se preverja ujemanje za vsakega učenca posebej v obsegu od A1 do A10. “Enak rezultat” bodo prikazano za učence, kjer se rezultati ujemajo, in prazne vrednosti za tiste, ki se ne ujemajo.

Excel IF funkcija s katero lahko vključimo dodatno formulo

V Excelu lahko uporabite funkcijo IF v kombinaciji z drugimi formulami, da izvedete različna dejanja, odvisno od pogoja. Če želite vključiti dodatno formulo, jo preprosto vstavite kot argument v funkcijo IF

Tukaj je primer:
Recimo, da imate rezultat uspešnosti v stolpcu A in želite dodati bonuse tistim zaposlenim, ki so dosegli cilj. Uporabili bomo funkcijo IF v kombinaciji s SUM za izračun bonusa:

funkcija-if

V tej formuli se preverja, ali je rezultat v celici A1 večji od 90. Če je ta pogoj izpolnjen, se izvede dodatna formula A1 + 6, kar pomeni, da bodo tisti, ki so dosegli rezultat nad 90, prejeli bonus 6 točk. Če pogoj ni izpolnjen, se preprosto vrne prvotna vrednost iz celice A1.

Lahko prilagodite formulo glede na vaše specifične potrebe in dodate formule, ki jih želite uporabiti, v ustrezne dele funkcije IF. Če recimo želite izstopajoče neuspešnim zaposlenim odšteti točke uspešnosti lahko tudi to določite z dodatno funkcijo IF. Prav kombiniranje funkcije odštevanje, seštevanje, množenje, deljenje in vseh ostalih naredi večkratne IF funkcije res uporabne.

Večkratne IF funkcije v Excelu

Večkratna uporaba funkcije IF v Excelu se imenuje tudi gnezdenje IF funkcije ali IF funkcija z več pogoji. To vam omogoča, da izvedete različna dejanja, odvisno od večih pogojev, in omogoča bolj kompleksne odločitve v vaših formulah.

Osnovna oblika večkratne IF funkcije izgleda takole:

veckratna-funkcija-if

Tukaj je nekaj ključnih stvari, ki jih morate vedeti o večkratnih IF funkcijah:

Gnezdenje IF:
Večkratne IF funkcije “gnezdite” znotraj drugih IF funkcij, da ustvarite zapletene pogoje in odločitve.

Začnite znotraj in delajte navzven:
Za lažjo berljivost začnite z najbolj notranjim IF in se premikajte navzven. To pomeni, da začnete s prvim pogojenim izrazom in rezultatom, nato pa dodajate dodatne pogoje in rezultate.

Uporabite logične funkcije:
Uporabite logične funkcije, kot so AND, OR in NOT, za ustvarjanje bolj zapletenih pogojev.

Primer večkratne IF funkcije, ki ocenjuje rezultate študentov:

veckratna-funkcija-if

V tem primeru se preverja več pogojev za ocene. Če je rezultat v celici A1 večji ali enak 90, bo vrnjeno "Odlično". Če ne, bo preverjen naslednji pogoj, in tako naprej. Ta pristop omogoča zaporedno ocenjevanje več pogojev.

Za lažjo preglednost lahko te podatke prikažete tudi z grafom. Če vas zanima kako narediti graf v Excelu smo pripravili tudi ta navodila.


Pogosta vprašanja o Excel IF funkciji

Kako uporabiti funkcijo IF za preverjanje pogoja med dvema vrednostima?

Na primer, kako lahko uporabite funkcijo IF, da preverite, ali je vrednost v celici A1 večja od 50. Če je to res, naj se v celico B1 vpiše besedilo "Preseženo", sicer naj se vpiše besedilo "Ni preseženo". Za to lahko uporabite funkcijo:

if-za-preverjanje-pogoja

Kako uporabiti funkcijo IF za preverjanje pogoja z uporabo besedilnih vrednosti?

Če želimo uporabiti funkcijo IF za preverjanje pogoja z besedilnimi vrednostmi, na primer ali je vrednost v celici A1 enaka "Da" ali "Ne", lahko uporabimo naslednjo formulo:

if-funkcija-pogosta-vprasanja
Ta formula preverja, ali je vsebina celice A1 enaka "Da" in nato vrne ustrezno sporočilo glede na izpolnjenost pogoja.

Zaključek

Excel IF funkcija je zares uporabna takrat, ko se jo naučimo kombinirati z vsemi ostalimi prednostmi Excela. Učenja Excela se lahko lotite na več načinov. Lahko se ga učite sami s pomočjo knjige iz knjižnice. Lahko uberete bolj aktualno pot s pomočjo spleta. Konec koncev lahko poskusite tudi z videi, ki kažejo kako priti do določene formule ali rezultata. Vse te možnosti pa vam bodo otežile učenje takrat, ko se boste znašli pred nerešljivo uganko. Zato smo mi sestavili Excel tečaj, ki ga lahko izvedemo na vašem podjetju (ali v naših učilnicah) in tako učenje Excela povežemo z reševanjem vaših poslovno analitičnih težav. V tečaju vas ne bomo naučili le uporabe Excela ampak tudi Excel trike, ki bodo olajšali vašo uporaba programa.

Avtor

  • Branka Kajiš

    Branka je visoko usposobljena in izkušena Microsoftova certificirana predavateljica, s strastjo do poučevanja in deljenja znanja. Od leta 2016 aktivno ustvarja in izvaja široko paleto programov usposabljanj za Microsoft Office tako za posameznike kot tudi za organizacije v različnih panogah.Z močnim analitičnim ozadjem, Branka uporablja edinstven pristop k poučevanju in poudarja praktične, realne aplikacije orodij in tehnologij, ki jih pokriva v svojih tečajih.