Excel IF funkcija
kako s primerjanjem do rezultatov analize vaših podatkov
Funkcija IF v programu Excel je orodje, ki omogoča izvajanje različnih dejanj na podlagi določenega pogoja. S tem, ko uporabljate funkcijo IF, lahko avtomatizirate odločitve glede tega, katero dejanje izvesti, glede na izpolnjenost določenega pogoja.
Na primer, predpostavimo, da upravljate proračun in želite preveriti, ali je vaša poraba za hrano v mesecu manjša od določene vsote. V tem primeru bi uporabili funkcijo IF, da bi preverili, ali je trenutna poraba za hrano manjša od določenega praga. Če je to res, bi izpisali "Proračun za hrano v redu", v nasprotnem primeru pa "Presegli ste proračun za hrano".
Prednosti funkcije IF v tem primeru so:
- Prilagodljivost: Lahko enostavno prilagodite proračunski prag, ne da bi spreminjali celotno formulo.
- Samodejne odločitve: Na podlagi logičnega pogoja Excel samodejno določi, katero dejanje izvesti, kar zmanjšuje potrebo po ročnem preverjanju in sprejemanju odločitev.
- Jasnost kode: Funkcija IF naredi formulo berljivo, saj jasno prikazuje pogoje in rezultate, ki jih želite doseči.
Verjetno ste že ugotovili, da bomo danes govorili o eni najbolj uporabnih funkciji v Excelu: IF funkcija. Približati vam jo bomo poskusili s pomočjo dejanskih formul in prikazov na primerih. Za tiste, ki pa že na tej točki veste, da bi se raje učili na vašem primeru in v živo z našimi izkušenimi inštruktorji pa predlagamo tečaj Excela. V tečaju boste izvedeli vse o Excelu in se naučili njegove uporabe na vaših primerih, kar bo učno krivuljo močno pospešilo!
Osnovna IF funkcija v Excelu
- logični_test: To je izraz, ki ga želite preveriti. Če je ta izraz resničen, se bo izvedel prvi del funkcije (vrednost_če_true), če je napačen, se bo izvedel drugi del funkcije (vrednost_če_false).
- vrednost_če_true: To je vrednost ali izraz, ki se vrne, če je logični_test resničen.
- vrednost_če_false: To je vrednost ali izraz, ki se vrne, če je logični_test napačen.
Primer uporabe osnovne funkcije IF:
Če želite preveriti, ali je število v celici A1 večje od 10, in če je to res, želite izpisati "Večje od 10", v nasprotnem primeru pa "Manjše ali enako 10", bi uporabili naslednjo formulo:
Excel IF funkcija s števili in uporaba logičnih pogojev
Ko želite preveriti ali primerjati števila s funkciji IF, uporabljate različne logične pogoje. Logični pogoji se uporabljajo za preverjanje različnih relacij med števili. Tu je nekaj pogostih logičnih pogojev, ki jih lahko uporabite pri primerjanju števil:
Enačaj (=): Preveri, ali sta števili enaki.
Uporabite te logične pogoje v funkciji IF, da ustvarite dinamične formule, ki vam omogočajo izvajanje različnih dejanj na podlagi rezultatov primerjanja števil v Excelu.
Excel IF funkcija, ki preverja tekst
IF funkcija lahko preverja tudi tekst. Tekst lahko preverja s pomočjo enačaja (=) in pove če je v polju, ki ga preverjate enaka beseda kot v logičnem pogoju funkcije.
Tako bi lahko recimo imeli tabelo v kateri imamo v A stolpcu izdelke v B stolpcu če so na zalogi in v C stolpcu bi si želeli DA ali NE odgovor na NAROČI NOVE IZDELKE:
Ta formula bo v C polju vrnila DA pod pogojem, da je v B polju napisano ni zaloge in NE pod pogojem, da je v B polju napisano zaloga (oziroma karkoli drugega).
Kot večina funkcij v Excelu tudi IF funkcija ni pozorna na velike in male črke v besedilu. Če pa želite, da upošteva tudi to pa preberite še spodnji odstavek.
Excel IF funkcija, ki razlikuje tekst z velikimi in majhnimi črkami
Excel IF funkcija, ki vsebuje samo del teksta
V situaciji, ko želite, da pogoj temelji na delnem ujemanju teksta je rešitev uporaba nadomestnih znakov v logičnem testu. Vendar pa ta preprost in očiten pristop ne deluje. Mnoge funkcije sprejemajo nadomestne znake, vendar žal IF ni med njimi.
Delujoča rešitev je uporaba IF v kombinaciji s funkcijama ISNUMBER in SEARCH (neobčutljivo na velike in male črke) ali FIND (občutljivo na velike in male črke).
Na primer če za odgovor “Da” možnih več odgovorov. Recimo “dostavljeno” in “V dostavi” potem lahko uporabimo samo del teksta, ki je enak v obeh tekstih.
Excel IF funkcija v uporabi z datumi
Funkcija IF v kombinaciji z datumi v programu Excel omogoča izvajanje različnih dejanj, odvisno od pogojev, povezanih z datumi. To je lahko koristno pri sledenju rokom, analizi časovnih obdobij in drugih nalogah, ki vključujejo datume. Tukaj je nekaj primerov, kako se lahko uporablja funkcija IF z datumi:
Preverjanje rokov:
Ta formula primerja datum v celici A1 s trenutnim datumom (uporaba funkcije TODAY()) in vrne "Rok je potekel", če je datum v preteklosti, sicer pa "Rok še ni potekel".
Analiza starosti:
Ta formula uporablja funkcijo YEAR za pridobivanje leta iz datuma v celici A1. Nato primerja to leto z aktualnim letom in vrne "Več kot 25 let", če je rezultat večji od 25, sicer pa "Manj kot ali enako 25 let".
Prikaz posebnega besedila ob določenem datumu:
Ta formula primerja datum v celici A1 s predhodno določenim datumom (npr. 31. december 2022) in vrne "Srečno novo leto!", če se datuma ujemata, sicer pa "Običajen dan".
Funkcija IF omogoča prilagodljivost pri obdelavi in analizi podatkov, ki vključujejo datume, saj lahko na enostaven način določite pogoje in dejanja, ki naj se izvedejo glede na datume v vašem delovnem listu.
Excel IF funkcija za preverjanje če se dve celici ujemata
V tej formuli se preverja, ali se vrednosti v celici A1 in B1 ujemata. Če se ujemata, bo rezultat funkcije IF tekst “enak rezultat”, sicer pa bo rezultat prazna vrednost ("").
Če želite rezultate za vse učence hkrati, lahko uporabite matrično formulo. Na primer:
Excel IF funkcija s katero lahko vključimo dodatno formulo
V Excelu lahko uporabite funkcijo IF v kombinaciji z drugimi formulami, da izvedete različna dejanja, odvisno od pogoja. Če želite vključiti dodatno formulo, jo preprosto vstavite kot argument v funkcijo IF.
Tukaj je primer:
Recimo, da imate rezultat uspešnosti v stolpcu A in želite dodati bonuse tistim zaposlenim, ki so dosegli cilj. Uporabili bomo funkcijo IF v kombinaciji s SUM za izračun bonusa:
V tej formuli se preverja, ali je rezultat v celici A1 večji od 90. Če je ta pogoj izpolnjen, se izvede dodatna formula A1 + 6, kar pomeni, da bodo tisti, ki so dosegli rezultat nad 90, prejeli bonus 6 točk. Če pogoj ni izpolnjen, se preprosto vrne prvotna vrednost iz celice A1.
Lahko prilagodite formulo glede na vaše specifične potrebe in dodate formule, ki jih želite uporabiti, v ustrezne dele funkcije IF. Če recimo želite izstopajoče neuspešnim zaposlenim odšteti točke uspešnosti lahko tudi to določite z dodatno funkcijo IF. Prav kombiniranje funkcije odštevanje, seštevanje, množenje, deljenje in vseh ostalih naredi večkratne IF funkcije res uporabne.
Večkratne IF funkcije v Excelu
Večkratna uporaba funkcije IF v Excelu se imenuje tudi gnezdenje IF funkcije ali IF funkcija z več pogoji. To vam omogoča, da izvedete različna dejanja, odvisno od večih pogojev, in omogoča bolj kompleksne odločitve v vaših formulah.
Osnovna oblika večkratne IF funkcije izgleda takole:
Tukaj je nekaj ključnih stvari, ki jih morate vedeti o večkratnih IF funkcijah:
Gnezdenje IF:
Večkratne IF funkcije “gnezdite” znotraj drugih IF funkcij, da ustvarite zapletene pogoje in odločitve.
Začnite znotraj in delajte navzven:
Za lažjo berljivost začnite z najbolj notranjim IF in se premikajte navzven. To pomeni, da začnete s prvim pogojenim izrazom in rezultatom, nato pa dodajate dodatne pogoje in rezultate.
Uporabite logične funkcije:
Uporabite logične funkcije, kot so AND, OR in NOT, za ustvarjanje bolj zapletenih pogojev.
Primer večkratne IF funkcije, ki ocenjuje rezultate študentov:
V tem primeru se preverja več pogojev za ocene. Če je rezultat v celici A1 večji ali enak 90, bo vrnjeno "Odlično". Če ne, bo preverjen naslednji pogoj, in tako naprej. Ta pristop omogoča zaporedno ocenjevanje več pogojev.
Za lažjo preglednost lahko te podatke prikažete tudi z grafom. Če vas zanima kako narediti graf v Excelu smo pripravili tudi ta navodila.
