V podjetjih, kjer HR oddelek prejema vedno več vprašanj zaposlenih, postajajo Copilot agenti eden najbolj učinkovitih načinov za avtomatizacijo podpore, razbremenitev HR ekipe in izboljšanje uporabniške izkušnje.
Microsoft Copilot Studio omogoča hitro ustvarjanje pametnih HR agentov, ki razumejo naravni jezik, odgovarjajo na vprašanja zaposlenih ter črpajo znanje iz SharePoint dokumentov.
V tej objavi predstavljam vodič po korakih, kako ustvariti prav takšnega agenta – natančno tako, kot je prikazano v videu.
Video si lahko ogledate tukaj.
1. Dostop do Copilot Studio
- Pot do agenta se začne na platformi Microsoft Copilot Studio.Obiščite: https://copilotstudio.microsoft.com
- V levem meniju izberite Agents, kjer lahko ustvarite novega ali urejate obstoječe.
2. Ustvarjanje novega HR agenta
- V zgornjem desnem kotu izberete New agent, nato kliknete Create.
- S tem se odpre obrazec, kjer nastavite osnovne podatke o agentu.
3. Določitev osnovnih podatkov agenta
Na strani za ustvarjanje agenta izpolnite naslednja polja:
- Ime agenta
- Kadrovski agent po meri
- Opis: This is an HR Self-service agent. It will answer questions asked by employees. If a question cannot be answered, state it clearly.
- Navodila agentu (Instructions): Do not use your internal knowledge.
- Web Search: Preklopite na Off, saj želite, da agent odgovarja izključno na podlagi internih dokumentov — ne iz interneta – za zagotavljanje skladnosti z internimi politikami in zaščito informacij.
Uporaba Microsoft orodji : Excel, Power BI, Word, Power Point
Izobraževanja so namenjena podjetjem, ki želijo izboljšati digitalne kompetence zaposlenih ter povečati učinkovitost pri vsakodnevnih opravilih. Programi so prilagojeni posameznemu orodju in konkretno usmerjeni v naloge, ki jih zaposleni opravljajo pri svojem delu. Vsako izobraževanje vključuje praktične primere iz vašega poslovnega okolja in zagotavlja takojšnjo uporabnost v praksi.
Excel – Udeleženci se naučijo analizirati podatke, uporabljati napredne funkcije, vrtilne tabele in avtomatizirati opravila. Rezultat so hitrejše, bolj pregledne in zanesljive analize.
Power BI – Delavnica uvaja v svet sodobne poslovne analitike. Udeleženci se naučijo ustvarjati interaktivna poročila in dashboarde, ki omogočajo takojšen vpogled v ključne podatke podjetja.
Word – Udeleženci osvojijo napredne funkcije za oblikovanje profesionalnih dokumentov, uporabo slogov, predlog in avtomatizacij, kar poveča urejenost in doslednost poslovne komunikacije.
PowerPoint – Seminar uči, kako pripraviti vizualno privlačne in učinkovite predstavitve, ki prepričljivo podprejo sporočilo govorca ter krepijo podobo podjetja.
Rezultat in prednosti za podjetje: Zaposleni pridobijo konkretne, uporabne digitalne spretnosti, ki izboljšajo natančnost, prihranijo čas in povečajo učinkovitost celotne organizacije.
Za več informacij ali pripravo ponudbe po meri vašega podjetja nas kontaktirajte.
4. Dodajanje virov iz SharePointa
- V naslednjem koraku se pomaknete do razdelka Knowledge in kliknete + Add.
- Kot vir znanja izberete SharePoint — s tem agent dobi dostop do vaših HR pravilnikov, postopkov, internih smernic in drugih pomembnih dokumentov.
Ta korak omogoča, da lahko agent:
- išče informacije v pravilnikih,razume vsebino dokumentov,primerja politike,povzame kompleksna besedila,
- odgovarja na vprašanja zaposlenih v naravnem jeziku.
- Po izbiri lokacije kliknete Add to agent, nato Create.
5. Objavljanje agenta
Ko je agent ustvarjen, platforma prikaže potrditveno sporočilo.
Zdaj ga je potrebno še objaviti:
- Kliknite Publish v zgornjem desnem kotu.
- Objavljeni agent je zdaj pripravljen za vključitev v poslovna orodja — kot je Microsoft Teams.
6. Testiranje agenta
Pred uporabo v organizaciji morate preveriti, ali agent res deluje pravilno.
- Kliknite Test in zaženite sejo pogovora.
- Preverite:
- ali agent pravilno prepozna vprašanja,
- ali odgovarja iz SharePoint dokumentov,
- ali zna pojasniti HR politike,
- ali jasno pove, ko ne najde odgovora.
Primeri testnih pozivov, ki jih predlaga predstavitev:
- What are the company holidays for this year?
- What is the extended leave policy, and how do I go about taking it?
Dobro testiranje je ključ do uspešne implementacije — odpravite napačne vire, dodajte manjkajoče dokumente in preverite natančnost odgovorov.
7. Objavljanje agenta v Microsoft Teams
Da agent postane del vsakodnevnega dela zaposlenih, ga objavite v Teams.
V Copilot Studio:
- izberite Channels,
- kliknite Teams and Microsoft 365 Copilot,
- izberite Add channel,
- kliknite See agent in Teams.
V Teamsih:
- izberite Dodaj,
- nato Odpri.
Agent je zdaj integriran v Teams okolje in dostopen zaposlenim za vse HR poizvedbe.
8. Prvi pogovori z agentom
Ko je agent dostopen v Teamsih, zaposleni lahko takoj začnejo postavljati vprašanja, kot so:
- How are conducted performance reviews?
- Does company offer flexible working hours?
Agent bo odgovarjal na podlagi SharePoint dokumentov — hitro, natančno in vedno enako.
HR agent, ki razbremeni ekipo in izboljša izkušnjo zaposlenih. V osnovi takšen agent omogoča, da:
- zaposleni hitro najdejo odgovore,
- HR oddelek porabi manj časa za rutinska vprašanja,
- informacije ostajajo skladne in ažurne,
- znanje podjetja postane dostopno vsem, ne glede na čas in lokacijo.