V Excelu lahko s kombinacijo funkcij DROP, FILTER in SORT ustvarimo dinamične poglede svojih podatkov, ki se samodejno posodabljajo ob vsaki spremembi tabele. Ročno filtriranje, brisanje stolpcev ali preurejanje tabel lahko vzame veliko časa, poleg tega pa se moramo ob vsaki novi spremembi podatkov truditi znova.
Poglejmo primer, pri katerem je v Excelu na voljo tabela inventarja z desetimi izdelki, kjer so zapisani naziv, kategorija, barva, cena in količina na zalogi. Cilj je pripraviti kratko poročilo z najdražjimi izdelki, ki bo pregledno in brez odvečnih podatkov.
Pri tem je treba doseči naslednje:
- Odstraniti vse izdelke cenejše od 200 €, da ostanejo samo relevantni podatki.
- Urediti seznam po ceni, od najdražjega proti najcenejšemu.
- Poenostaviti tabelo, da prikaže le podatke o izdelku, kategoriji, ceni in zalogi, brez stolpca z barvo.
Namesto ročnega filtriranja, sortiranja in brisanja stolpcev se vse to uredi z dinamično formulo, ki se samodejno posodobi, kadar se spremeni cena ali se v tabelo dodajo novi izdelki:
=DROP(SORT(FILTER(B2:F11; E2:E11>200); 4; -1); 0; 3)Razlaga posameznih delov formule:
- FILTER(B2:F11; E2:E11>200) – izbere samo izdelke, dražje od 200 €.
- SORT(…; 4; -1) – uredi filtrirane izdelke po ceni (4. stolpec) od najdražjega proti najcenejšemu.
- DROP(…; 0; 3) – odstrani prve tri stolpce, da ostanejo samo podatki, pomembni za poročilo.
Rezultat je pregledna in dinamična tabela TOP izdelkov, ki je vedno ažurna in primerna za analizo ali pripravo poročila. Spodaj je navedena tudi razlaga po korakih.
Uporaba Microsoft orodji : Excel, Power BI, Word, Power Point
Izobraževanja so namenjena podjetjem, ki želijo izboljšati digitalne kompetence zaposlenih ter povečati učinkovitost pri vsakodnevnih opravilih. Programi so prilagojeni posameznemu orodju in konkretno usmerjeni v naloge, ki jih zaposleni opravljajo pri svojem delu. Vsako izobraževanje vključuje praktične primere iz vašega poslovnega okolja in zagotavlja takojšnjo uporabnost v praksi.
Excel – Udeleženci se naučijo analizirati podatke, uporabljati napredne funkcije, vrtilne tabele in avtomatizirati opravila. Rezultat so hitrejše, bolj pregledne in zanesljive analize.
Power BI – Delavnica uvaja v svet sodobne poslovne analitike. Udeleženci se naučijo ustvarjati interaktivna poročila in dashboarde, ki omogočajo takojšen vpogled v ključne podatke podjetja.
Word – Udeleženci osvojijo napredne funkcije za oblikovanje profesionalnih dokumentov, uporabo slogov, predlog in avtomatizacij, kar poveča urejenost in doslednost poslovne komunikacije.
PowerPoint – Seminar uči, kako pripraviti vizualno privlačne in učinkovite predstavitve, ki prepričljivo podprejo sporočilo govorca ter krepijo podobo podjetja.
Rezultat in prednosti za podjetje: Zaposleni pridobijo konkretne, uporabne digitalne spretnosti, ki izboljšajo natančnost, prihranijo čas in povečajo učinkovitost celotne organizacije.
Za več informacij ali pripravo ponudbe po meri vašega podjetja nas kontaktirajte.
Korak #1: Filtriranje podatkov z FILTER funkcijo
Najprej želimo prikazati samo izdelke, ki so dražji od 200 €.
=FILTER(B2:F11; E2:E11>200)- B2:F11 – celoten obseg brez naslovne vrstice.
- E2:E11>200 – pogoj za filter (cena več kot 200 €).
Rezultat bo tabela z izdelki, ki presegajo 200 €:
Korak #2: Razvrščanje filtiranih podatkov z SORT funkcijo
Če želimo seznam urediti po ceni od najdražjega do najcenejšega, kombiniramo FILTER z SORT:
=SORT(FILTER(B2:F11; E2:E11>200); 4; -1)- 4 – stolpec Cena (€) je 4. stolpec v obsegu B2:F11.
- -1 – urejanje v padajočem vrstnem redu.
Zdaj dobimo seznam dražjih artiklov, urejenih od najdražjega proti najcenejšemu.
Korak #3: Odstranjevanje nepotrebnih stolpcev z DROP funkcijo
Za hitro analizo ne potrebujemo stolpca z barvo izdelka. Ker je Barva 3. stolpec v obsegu, lahko stolpec odstranimo z DROP funkcijo:
=DROP(SORT(FILTER(B2:F11; E2:E11>200); 4; -1); 0; 3)- 0 – ne odstranjujemo vrstic.
- 3 – odstranimo prve tri stolpce (št., Naziv artikla in Kategorija).
Če pa želimo ohraniti Naziv in Kategorijo, odstraniti pa samo barvo, potem uporabimo kombinacijo CHOOSECOLS ali bolj prilagojen pristop, kjer odstranimo stolpec z desne ali leve glede na potrebo.
Rezultat: Dinamična tabela TOP izdelkov nad 200 €, brez stolpca z barvo.
Prednosti takšne kombinacije:
- Tabela se samodejno osveži ob vsaki spremembi cen ali dodajanju novih izdelkov.
- DROP omogoča, hitro odstranjevanje nepotrebnih stolpcev ali vrstic, brez ročnega urejanja.
- SORT in FILTER poskrbita, da so podatki vedno relevantni in pregledni.